不動産の業務効率化が必要なのはなぜ？メリットやおすすめのシステムも紹介

不動産業界とは、土地や建物に関する仕事を担う業界のことを指します。一般的に「不動産業」というと賃貸の仲介や建物の売買などのイメージが強いかもしれませんが、それだけではありません。不動産業は大きく分けて開発・管理・売買・賃貸の4つに分けられ、それぞれ次のような業務を行います。

不動産会社が土地を買取、分譲して戸建てを建築して販売したり、マンションを建築して販売したりするものです。

不動産や土地、駐車場などの管理を行うことで報酬を得ます。大家（建物のオーナー）から委託を受けて部屋の入居者を集めたり、入居者へのフォローや家賃の集金を行ったりします。

マンションやアパート、戸建て住宅などさまざまな不動産を販売するものです。一般的な不動産売買では売主と買主が直接交渉をすることは少なく、仲介業者が入ることになります。これを後述の賃貸仲介と合わせて「不動産流通」と呼ぶこともあります。

自分で所有している不動産を貸し出し、その対価として賃料を受け取るものです。アパートやマンションの貸し出しだけでなく、土地の貸し出しも不動産賃貸に含まれます。これも貸主と借主が直接交渉をすることは少なく、仲介業者が入るケースが多いです。

不動産業界の多くの企業では次のような課題が生じています。

不動産業界では、慢性的な人手不足が続いています。これは、労働環境が厳しいというイメージが強いことが関係していると考えられます。近年改善が進みつつありますが、まだ道半ばの状況のようです。
厚生労働省「令和３年就労条件総合調査の概況」不動産業界の労働環境の一端を紹介します。

週所定労働時間は、1企業平均39時間25分です。不動産業は「39時間11分」と平均より短い時間となっていますが、最も短い「金融業、保険業」の「38時間19分」と比較するとまだ改善の余地がありそうです。

令和2年の1年間に企業が付与した年次有給休暇日数の労働者1人あたりの平均は「17.9日」です。不動産業は「17.5日」となっており、平均にわずかに届かない状況でした。

不動産業のなかでも特に、売買や賃貸の仲介業者は顧客対応や物件管理など、業務内容が多岐にわたります。また顧客（見込み客）への反響対応や追客は対応が早いほどよいとされ、忙しくとも対応を後回しにすることは難しいです。そのため、顧客の動きによって突発的な業務が随時発生します。営業時間外や休日対応の発生にもつながり、業務負荷を高めます。
また、出来高制やノルマを基本とする過酷な営業体質も、業務量を増やす要因でしょう。

不動産業界は長らくIT化が遅れているといわれています。現状を踏まえ、国土交通省は不動産取引時におけるオンライン化を進めています。これまで対面での説明が必要であった重要事項説明は、賃貸物件に関しては2017年から、売買については2021年からオンラインで行うことを可能としています。
さらに宅地建物取引業法の改正により、重要事項説明書や契約締結時書面等については、2022年に書面の電子化が可能となりました。しかし、改正から日が浅いこともあり、オンライン化や電子化に対応している企業ばかりではありません。
紙の物件情報や手入力での顧客情報の入力などもまだまだ多く、手間のかかるFAX・郵送によるやり取りも残っているようです。これらのIT化の遅れが、長時間労働につながっています。

上述したようなさまざまな課題から、不動産業界は業務効率化が求められています。業務効率化により得られるメリットを紹介します。

慢性的な人手不足で、不動産業では従業員に大きな負担がかかっています。業務効率化を行うことで、従業員の負担を減らし、退職リスクを下げて人手不足を軽減できるでしょう。

業務内容の多い売買や賃貸の仲介業者でも、業務効率化を進めれば、さまざまな業務の手間を削減できるはずです。長時間労働を抑制すれば、従業員の負担が減るだけでなく、人件費の削減にもつながります。少ない時間で成果を出せる、よい循環が実現します。

業務効率化の手法としては、デジタル化による業務の標準化の削減があります。例えば、業務フローを定めてシステム化することで業務の属人化を防げれば、誰でも同じように短時間で対応できるようになります。
業務を標準化してフローを共有するだけでも属人化は防止できますが、より業務を効率化するならば、各種ツールを導入するほうが効果は大きいです。
その意味ではIT化やDX化の推進の視点も重要でしょう。
DXの概要については以下の記事でご紹介しています。ぜひご覧ください。

不動産業界の業務効率化に必要なシステムについて紹介します。

物件情報や契約書などの文書を紙で作成しているとなかなか見つかりませんし、離れた事業所間での情報共有もしにくいです。そういった場合、紙の文書をデジタル化し、クラウド上に情報文書を格納できるシステムの導入が効果的です。
膨大な情報でも、システムの検索機能を使えば素早く検索できます。また、遠隔地からの情報共有が可能となるため、離れた事業所間で簡単に書類を共有できますし、現地で必要な情報が確認可能です。在宅勤務もしやすくなるでしょう。
不動産業であれば、自社で管理する土地や物件の情報、顧客情報、締結する契約書などをまとめて管理できるシステムも業務効率化に大きく貢献するでしょう。ExcelやPDFで別々に管理することも可能ですが、情報の紐づけや多くのファイルを管理することは大きな手間が生じます。特に入居者数の多い集合住宅の管理等を行っている場合、手作業での管理は負担が大きくなります。
なお、弊社の「建物ポイントデータ」なら、全国3,800万棟の建物情報を収録し、建物タイプの分類をはじめ、住居やテナント情報の属性を収録。不動産物件の絞り込みや営業ターゲットの選定など、市場分析の基礎データとして使えます。不動産物件の絞り込みや営業ターゲットの選定などに広く活用できますので、合わせてご検討ください。

不動産業の調査業務を効率化するシステムです。不動産業では住宅地図、用途地域や学校区、ハザード情報などのさまざまな調査が必要です。調査業務では法務局や自治体の住宅情報に関する窓口や防災情報サイトなど、異なる場所にある情報をそのつど収集していかなければなりません。時間をかけて収集した情報も、一定期間が過ぎると古くなってしまう点も大きな課題です。
地図情報と物件調査をサポートする機能のあるシステムを導入することで、効率化につながります。特に自動で更新するタイプであれば、大きな効果が期待できるでしょう。

弊社の「ZENRIN GISパッケージ 不動産」ならば、WEBで閲覧できる地番入りの住宅地図で地番特定や面積、概算査定などが効率化可能です。地図情報は自動的に最新版へと更新されるほか、インターネットで24時間いつでも利用できるといったメリットもあります。

顧客情報や対応状況・履歴を管理したり、対応を自動化したりできるシステムです。不動産売買・賃貸業務では、顧客から連絡があった場合にスピーディーな返信が求められます。また、単に返信するだけでなく顧客のニーズに応じた物件案内や提案をすることも重要です。
顧客対応などの業務の負荷が大きいため、顧客情報管理を担当者が手入力で行っていると、手間がかかるだけでなくヒューマンエラーの可能性も高まります。顧客からの問い合わせメールやWebサイトから登録してもらった情報を自動で登録したり、システムで一括管理したりすることで作業を効率化、入力ミスの防止につながります。
また、システムを導入することで、顧客対応を簡略化したり、顧客とのコミュニケーションを円滑化したりすることが期待できます。

不動産業には開発・管理・売買・賃貸の4つの業務がありますが、特に売買や賃貸の仲介業務は非常に業務量が多く、人手不足も慢性化しています。そのため、業務効率化が急務でしょう。不動産業ではIT化が遅れていると言われていますが、DX推進につながるIT化をまず進めるため、システムを導入することが業務効率化につながると考えられます。
業務効率化に必要なシステムはさまざまですが、まずは紙の書類のデジタル化から始めるといいでしょう。また、物件情報や顧客情報など、さまざまな情報を取得・管理するシステムを活用する方法もあります。さらに弊社の建物ポイントデータならば、建物全体としての階数や部屋数などの集計情報が収録されています。デジタル化した建物情報を活用したいと考えの方は、ぜひ一度ご検討ください。